Trabajar electrónicamente agiliza los procesos, evita errores y pérdidas de información, mejora la imagen de la empresa frente a sus clientes y ayuda al cuidado del medioambiente. ¿Estás realmente preparado?. En muchas ocasiones hemos oído hablar de la oficina sin papeles, sin embargo, su implantación es demasiado lenta en las PYMES. ¿Cuáles son los motivos?
MOTIVO POR EL QUE NO TIENES UNA OFICINA SIN PAPEL
El principal motivo por el que no tienes una oficina libre de papeles es por que tienes miedo al cambio. Te aterroriza hacer cosas diferentes a las que haces todos los días. Fundamentalmente este miedo es debido a la falta de conocimiento y al temor de hacer "cosas mal".
UN POCO DE INFORMACION TE AYUDARA
Piensa por un momento en cada papel que tramita tu empresa. Tienes presupuestos, contratos, albaranes, facturas de ventas, partes de trabajo, facturas de compras, albaranes de compras... Si te fijas bien, tú sólo puedes controlar los papeles que emite tu empresa. No vas a poder controlar los papeles que emiten tus proveedores y por eso nos olvidamos de esa documentación en este artículo.
Si ahora nos centramos en los papeles que emite tu empresa, habrás observado que con un buen programa de gestión dispondrás de la mayoría de esos papeles en formato electrónico, listos para enviar por mail a tus clientes.
Pero claro, existe cierta documentación que es más difícil gestionar, como pueden ser los partes de trabajo, mapas de ubicación de portacebos, documentación de un proyecto que se está desarrollando en un cliente, etc...
Por tanto, podemos asumir que el problema de la oficina sin papel surge de esa documentación difícil de gestionar. Llamémosla "documentación de calle"
DOCUMENTACION DE CALLE: GESTION DE LOS PARTES DE TRABAJO
Un ejemplo de cómo gestionar la oficina sin papel es la gestión de partes de trabajo. Imaginemos que tenemos personal técnico que se desplaza a visitar las instalaciones de nuestros clientes y allí es donde realizan el servicio. En cada visita a cada cliente es necesario completar cierta información y además obtener la firma del cliente validando el trabajo allí realizado. Es un gran problema, ¿o no?
Vamos a darle una solución a todo esto de la siguiente forma:
1.- Desde un buen programa de gestión debes de poder enviar la documentación a un dispositivo en tiempo real. Supongamos que nuestro técnico tiene una tablet con conexión a internet. Esto significa que en la oficina generamos la documentación (parte de trabajo, certificado, plano, proyecto, etc...) y en tiempo real está disponible en la tablet del técnico.
2.- Una vez que el técnico tiene la documentación, sencillamente completa la información necesaria. Por ejemplo, en un parte de trabajo incluiría la fecha de la intervención, hora de entrada, hora de salida, trabajo desarrollado, productos utilizados, kilómetros recorridos, etc... En un plano anotaría los cambios de ubicación de algún objeto, como un portacebos. En una hoja de Excel anotaría las mediciones realizadas. En un documento de Word haría una descripción exhaustiva del trabajo, etc...
3.- El cliente firma directamente en la tablet del técnico
4.- En tiempo real, toda esa documentación estaría disponible en la oficina central para ser tratada electrónicamente. Por ejemplo, en el caso de un parte de trabajo, este se enviaría por mail al cliente para que tuviera su propia copia. Si el cliente no dispone de mail, se puede poner el parte de trabajo en la web de la empresa para que el cliente, mediante un usuario y contraseña, pueda descargarse ese parte de trabajo, y su factura, y la documentación de seguridad de los trabajadores, y las fichas técnicas de los productos y... En fin, toda la documentación que se quiera gestionar.
5.- Claro, si el técnico ha completado la información, ¿porqué no damos por válido el parte de trabajo y lo dejamos listo para facturar automáticamente?. Es otra ventaja de trabajar con documentación electrónica. El límite lo pones tú.
SI NO QUIERES SEGUIR SIEMPRE IGUAL, EMPIEZA POR CAMBIAR ALGUNAS COSAS
Como ves, no es nada complicado disponer de una oficina sin papel. ¿Vas a esperar a que tu competencia lo tenga antes que tú?
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